[Cloud]업무용 SaaS에서 자주 나오는 데이터 보호 오해 5가지

 

안녕하세요. 주식회사 서버몬 입니다.

 

메일, 드라이브, 협업툴 같은 업무용 SaaS를 쓰는 회사들에서 가장 많이 나오는 말이 있습니다.

 

클라우드니까, 알아서 안전하겠죠?

 

겉으로는 맞는 말 같지만, 실제 사고가 났을 때
이 믿음 때문에 복구를 못 하거나, 복구 범위가 너무 좁아서 곤란해지는 경우가 많습니다.

아래 5가지는 현장에서 정말 자주 마주치는 SaaS 데이터 보호에 대한 오해들입니다.

 

1. 벤더가 백업을 다 해주니까 우리는 신경 안 써도 된다

대부분의 SaaS 벤더가 책임지는 건 이런 부분입니다.

*SaaS( Software as a Service )) 회사에서 쓰는 클라우드 기반 업무 시스템들 전체

*ex) Google Workspace, Microsoft 365, Notion, Slack, Zoom, Microsoft Teams 등

• 서비스가 멈추지 않도록 하는 인프라 가용성
• 하드웨어 장애, 데이터센터 문제 같은 물리/인프라 레벨 장애 복구
• 기본적인 보안과 접근 제어

반면, 이런 건 보통 고객 책임에 가깝습니다.

• 사용자의 실수로 인한 파일/메일/채널 삭제
• 악의적인 내부자·퇴사자에 의한 데이터 삭제
• 랜섬웨어, 계정 탈취로 인한 대량 삭제·변조
• 규제·감사 대비를 위한 장기 데이터 보존

정리하면,

인프라를 지켜주는 것과

우리 데이터를 과거 시점까지 되돌릴 수 있게 지켜주는 건
완전히 다른 문제입니다.

 

2. 삭제해도 휴지통·복원 기능 있으니 나중에 필요하면 다시 살리면 된다

대부분의 업무용 SaaS에는 어느 정도의 휴지통/복원 기능이 있습니다.
그래서 보통 이렇게 생각합니다.

 

실수로 지워도 휴지통 들어가니까, 필요하면 복원하면 되겠지

 

하지만 현실은 이렇습니다.

• 휴지통·기본 보존 기간이 수십 일~몇 달 수준인 경우가 많고
• 기간이 지나면 자동 삭제되어 복구 자체가 불가능해집니다.
• 복원 범위도 제한적이라, 대량 삭제나 오래된 사고에는 대응이 어렵습니다.

즉, 휴지통은

 

 방금 잘못 지운 것 한두 개 되살리는 안전망

정도일 뿐, 사고 대응용 백업으로 보기는 어렵습니다.

 

3. 랜섬웨어는 온프라미스 서버 얘기고, SaaS는 괜찮다

많이 하는 오해가 이겁니다.

 

랜섬웨어는 서버/PC 쪽 문제고, 클라우드는 분리되어 있으니까 안전하다.

 

하지만 실제로는 이렇게 흘러가는 경우가 많습니다.

1. 사용자의 PC가 랜섬웨어에 감염
2. 그 PC에 설치된 동기화 클라이언트(드라이브, 파일 공유, 협업툴 등)가
   암호화된 파일을 변경된 파일로 인식
3. 암호화된 버전이 그대로 SaaS 저장소에 동기화

결과적으로 온프렘만 문제가 되는 게 아니라,
클라우드 상의 파일/공유폴더/공동 작업공간까지 같이 망가지는 구조가 됩니다.

이때 필요한 건,

• 감염 이전 특정 시점으로 통째로 되돌릴 수 있는 시점 단위 복구
• 여러 사용자·여러 공간에 흩어진 데이터를 일괄적으로 복원할 수 있는 구조

입니다.

 

랜섬웨어는 서버 vs 클라우드 문제가 아니라,

PC ↔ SaaS가 모두 연결된 업무 환경 전체의 문제 라고 보는 게 맞습니다.

 

4. 버전 관리 기능 있으면 그게 백업 아닌가요?

문서나 파일에 버전 관리가 붙어 있으면, 보통 이렇게 생각합니다.

 

예전 버전도 다 남으니까, 사실상 백업 아닌가요?

 

하지만 버전 관리와 백업은 목적과 설계가 다릅니다.

버전 관리

• 한 파일의 편집 이력을 남기는 기능
• 잘못 덮어쓴 거 되돌리기 용도에 가깝고
• 계정이나 공간이 삭제되거나, 정책상 보존 기간이 지나면
  그 버전 이력도 같이 사라질 수 있음

백업

• 별도의 저장소에 독립적인 사본을 만들어 두는 것
• 폴더/프로젝트/서비스 단위로 특정 시점 전체 상태를 복원 가능
• 원본 계정이나 서비스에 문제가 생겨도, 백업 저장소에서 따로 복구 가능

그래서 한 줄로 정리하면,

 

버전 관리 = 편집 히스토리 / 백업 = 다른 곳에 있는 두 번째 완성본

 

이라고 보는 게 가장 정확합니다.

 

5. 퇴사자 계정만 안 지우면 데이터는 계속 남으니까 괜찮다

또 다른 현실적인 오해는 이겁니다.

 

퇴사자 계정을 지우지만 않으면, 나중에 필요할 때 들어가서 보면 되죠.

그럴 듯하지만, 문제는 세 가지입니다.

1. 비용
   • 퇴사자 계정을 계속 살려두면, 라이선스 비용이 계속 나갑니다.
   • 인원이 쌓일수록  퇴사자 계정 유지비 만도 꽤 커집니다.
2. 보안 위험
   • 사용하지 않는 계정이 많을수록, 공격자가 노릴 수 있는 표적이 늘어납니다.
   • 정책·설정 변경 과정에서 의도치 않은 접근 권한이 열릴 수도 있습니다.
3. 서비스 정책
   • 어떤 서비스는 계정 삭제 후 일정 기간이 지나면
     메일·파일·채팅 기록을 더 이상 복구할 수 없게 되기도 합니다.
   • 즉, 언젠가 필요하면 살리겠지 가 안 통하는 경우가 있습니다.

그래서 보통은 이렇게 설계하는 게 더 현실적입니다.

• 계정/라이선스는 정리해서 비용·보안 리스크를 줄이고
• 필요한 데이터는 백업/아카이빙으로 별도 보존

 

목표는 계정 유지 가 아니라

규정과 비즈니스에 맞게 데이터를 보존하는 것입니다.

 

정리: 클라우드니까 알아서 라는 말의 진짜 비용

업무용 SaaS 환경에서 자주 나오는 오해를 정리하면:

1. 벤더가 백업까지 다 책임질 거라는 기대
2. 휴지통·기본 복원 기능이면 충분하다는 안일함
3. 랜섬웨어는 온프렘 문제라는 착각
4. 버전 관리 = 백업이라는 혼동
5. 퇴사자 계정만 남겨두면 보존 문제가 해결된다는 믿음

 

마지막으로 SaaS에서 자주 나오는 데이터 보호 오해 5가지 에 대해 알아봤습니다.

정리하자면, “클라우드니까 알아서 안전하다” 는 생각만으로는 충분하지 않습니다.

따라서 단순히 SaaS 벤더에게만 맡기는 것을 넘어,
전용 백업 솔루션과 명확한 보존 정책을 포함한 별도의 데이터 보호 전략을 준비해 두는 것이 중요합니다.

 

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